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【崗位練兵】夜學分享：淺談工作流程的設定
     日期：2023-03-28     點擊量： 7149  

公交廣告公司書記、經(jīng)理 張 ?。?/strong>


2023年是荊門公交集團的改革年、項目建設年。最近，很多同事和我探討重新梳理和設定內(nèi)部工作流程的思路，通過交流我受益良多，這也是集團干部、職工緊跟黨委步伐，主動思考改革發(fā)展的可喜表現(xiàn)。

2023年3月23日晚，夜學分享《淺談工作流程的設定》



        什么是流程呢？ 

        流程就是做事的優(yōu)先順序，這件事第一步做什么，第二步做什么，第三步做什么，第四步做什么，做到什么程度，達到什么標準，這就是我們所講的做事的流程。什么叫制度？制度講的是這件事你做好了，公司怎么獎勵你，做的不好如何去懲罰。制度跟流程，一個是做事的，一個是管人的。管人的是制度，比如駕駛員手機不入盒罰款50元；做事的是流程，比如《印刷品制作流程》。

        健全的流程具有哪些特征呢? 

        我認為要具備以下十個方面的特征：
        1.利益相關性
        好流程著眼于將目標與執(zhí)行者的切身利益最大限度地結(jié)合在一起，利用人的理性和趨利避害的本性去制約人的弱點，以流程規(guī)范管理體系為基本，謀求流程化與人性、流程化與活力的平衡。
        2.權威性
        好流程就是高壓線，它的威懾力使生產(chǎn)經(jīng)營活動有條不紊地進行，使復雜的管理工作有法可依，有章可循，使企業(yè)萬千之眾步調(diào)一致。
        3.公平性
        好流程不因性別、年齡、學歷、人情、背景和種族的不同而不同，只因效率高低決定貢獻大小，以防止有人不勞而獲。
        4.具體性
        好流程對員工在什么崗位上要做什么都規(guī)定得很清楚，能夠清楚地指導員工趨利避害，保證企業(yè)正常有序發(fā)展。
        5.可操作性
        好流程定位準確，與企業(yè)自身的情況和員工現(xiàn)有的接受能力及素質(zhì)水平相匹配。
        6.簡明性
        好流程表述簡明扼要，使執(zhí)行者一看便知道怎么執(zhí)行，員工一看便明白如何遵守。
        7.嚴密性
        好流程應當在出臺前充分考慮在實施過程中可能遇到的各種情況與因素，盡量做到措辭嚴密，無懈可擊。
        8.預防性
        建立流程的目的不僅僅是“糾錯”，更是為了“預防”，預防其他企業(yè)曾經(jīng)的教訓，預防可能發(fā)生的錯誤和可能造成的損失。
        9.超前性
        好流程不應拘于現(xiàn)狀，而應適度超前，向行業(yè)先進企業(yè)、標桿企業(yè)看齊，既滿足企業(yè)未來發(fā)展戰(zhàn)略的需求，又充分兼顧企業(yè)的現(xiàn)實狀況。
        10.導向性
        好流程是企業(yè)經(jīng)營管理理念的體現(xiàn)，經(jīng)營管理理念必須滲透到流程中。


        如何設計工作流程 
        具體到一個崗位的流程，怎么去把它設計好，五個步驟：

        第一步是成立流程設計小組。就寫每個崗位流程的時候，都要包含以下幾類人，第一本崗位最優(yōu)；第二本崗位的上游跟下游的接口人，因為好的流程一定是，承上啟下的；第三本崗位的主管，因為本崗位的主管最清楚，這個崗位經(jīng)常出現(xiàn)的問題在哪里；第四個人就是流程的寫手，這個人要求他的邏輯能力很強，思維能力很強。

        第二步問題書面化。是要把過往出現(xiàn)的各種問題進行書面匯總歸納，都在流程當中給規(guī)避掉。所以，好的流程是預防問題，而不是事后解決問題。

        第三步崗位觀察和研討。這個崗位流程你平時是怎么做的，我來觀察一下，找優(yōu)秀的人在一起我們來討論細節(jié)，你說兩條細節(jié)，他說三條細節(jié)，把它總結(jié)到一起。所以細節(jié)就是大家一起說，然后歸類。

        第四步就是提煉操作流程。就是通盤考慮流程的的橫縱向鏈接，各類細節(jié)，可能出現(xiàn)的問題，將復雜的問題簡單化。

        第五步崗位驗證。把擬定的流程，放在實際崗位中干一周，傾聽使用者的意見。


        

        近期案例分享 

        廣告公司在集團遴選了三名同事，主要從事廣告業(yè)務拓展，公司也準備成立業(yè)務部，進一步增強公司業(yè)務能力。如何讓新同事快速投入工作，同時和增加客戶對公交廣告的認可度，我們啟動了廣告業(yè)務方案標準化流程。按崗位流程的步驟：
        第一步成立流程設計小組。包括業(yè)務分管責任人、本崗位最優(yōu)（銷冠）、辦公室、溝通交流。同時關注行業(yè)標桿，跨行業(yè)借鑒。
       第二步問題書面化。
        1.新同事不會做業(yè)務方案;
        2.客戶看不懂我們做的方案;
        3.不能直觀反映廣告曝光率和相應效果。
        第三步崗位觀察和研究。通過第三步我們認為要固化廣告業(yè)務宣傳方案的模板;第二對所有公交線路進行畫像，讓客戶明了他投放的媒體，會途經(jīng)哪些商圈，政府機關，社區(qū)、大型小區(qū)等，每個月客流量是多少，這也是廣告公司信息化建設的初步嘗試。
        第四步提煉操作流程。通過以上三個流程后，我們決定運用FABE法則提煉流程。我們的業(yè)務方案需要包括以下幾個方面：F是特點，我們的車身廣告有什么特點，跟別人有什么不同；A是什么呢，優(yōu)勢。闡明公交廣告服務的優(yōu)勢，品牌的優(yōu)勢，價格的優(yōu)勢，以及價值的優(yōu)勢；B表示改變，選擇公交廣告能給客戶帶來哪些積極的改變；最后一個單詞evidence—證據(jù)，我們給那些國內(nèi)外、本市大品牌客戶提供廣告服務，并長期保持良好的合作關系。
        第五步崗位驗證。我們在和客戶的溝通交流中獲得反饋信息，不斷調(diào)整。



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